【飲食店クレーム謝罪文②】衣服汚損のクリーニング代・会計ミスの返金分や、お詫びの品を郵送する時に最適な、少し短い謝罪文

謝罪がひと段落して、相手にお詫びの品やクリーニング代を送る時って、どんな文章を書けばいいのか迷いますよね。

お客様相談室のメールに答えるような長い文章は必要ないだろうけど、短すぎるのもなんだか…と迷って時間がかかってしまいます。

また、商品券や菓子折りをお送りする時は、どんな言葉使いだと失礼にならないのか、ネットで調べても、いまいちしっくりこないことも。

この記事では、お詫びの品に添えるような、短い謝罪文の丁寧な書き方や、謝罪ケース別の例文を紹介します。

無いと印象が悪くなる理由

誠実さを感じられない

お詫びの品に改めて謝罪文を添えることで、最後まで真摯に対応するという店側の気持ちが伝わります。

逆にお詫びの品だけが送られてきた場合、「一言の手紙か何か入ってないのか…」と少しモヤっとするお客様もおられます。

せっかく謝罪を続けてきたのに、最後の最後で不快に感じさせてしまうことが無いように、短めな謝罪文を添えることをおすすめします。

反省をしていないように感じる

お詫びとして店の割引券を郵送した時に、お店からの手紙が無かったとしたら、封筒の中に割引券だけがピラッと入っている状態になります。

それだと、大変冷たい印象になってしまいます。お客様は「割引券を送っておけばいいと思っているのか！？」と店の態度に腹を立てるかもしれません。

クリーニング代をお客様に現金書留で送る時に、封筒にお金がチャリンと入っているだけだったら「迷惑をかけた自覚はあるのか？」と呆れられるでしょう。

手書きがベスト

基本は手書きがベスト

何らかの謝罪の品に添える手紙は手書きがベストです。

シンプルな便箋に縦書きで書きます。字の上手い下手は関係ありません。止めハネを丁寧に書き、読みやすい字を心がければ大丈夫です。

自社封筒か白封筒に三つ折りで入れる

自社のロゴが入ったような封筒か、シンプルな白い封筒に謝罪文を入れます。現金書留封筒に同封する場合は別に用意しなくても構いません。

自社封筒が華美なものであったり、薄手の茶封筒は避けた方が無難です。

封筒には何も書きません。「〇〇様へ」なども不要です。

ケース別謝罪文例文紹介

会計ミスの現金を郵送する時

〇〇様

先日は、当店の会計間違いにより、〇〇様には多大なご迷惑・ご心配をお掛けし、申し訳ございませんでした。

今後は、注文時およびレジでの確認作業を徹底し、二度とこのような事が無いよう店全体で改善して参ります。

また、〇〇様には、レシートの送付やメールでのやり取りなど、ご対応させて頂く段階でも大変お手数をお掛けしましたことも、重ねてお詫び申し上げます。

つきましては、本来のお食事分との差額である□□円をお送りさせて頂きます。ご査収のほど、よろしくお願い致します。

この度は、誠に申し訳ございませんでした。

居酒屋☆☆ 店長 山田太郎

クリーニング代をお送りする時

〇〇様

先日は、当店の接客の不手際により、〇〇様のお召し物を汚損させ、多大なご迷惑をお掛けし、誠に申し訳ございませんでした。

今後は、接客教育に邁進し、二度とこのような事が無いよう店全体で改善して参ります。

また、〇〇様には、クリーニングへお出し頂いただけでなく、領収書のご郵送や電話でのやり取りなど、その後も大変お手数をお掛けしましたこと、重ねてお詫び致します。

つきましては、クリーニング代として立て替えて頂いておりました□□円をお送りさせて頂きます。ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

また、心ばかりではございますが、陳謝の意を込め、系列店全店でご利用頂ける商品券を同封させて頂いております。合わせてお納め下さいませ。

この度は、誠に申し訳ございませんでした。

食事処△△ ☆☆店 店長 山田太郎

割引券をお送りする時

〇〇様

先日は、私共の予約手続きの不手際により、〇〇様には多大なご迷惑をお掛け致しました。また、ご家族の皆さまにもご不快な思いをお掛けしました事、重ねてお詫び申し上げます。

今後は予約確認の体制を見直し、二度とこのような事が無いように、従業員一同、職務に取り組んで参ります。

つきましては、陳謝の意を込め、系列店全店でご利用頂ける商品券を同封させて頂いております。

本来であれば、直接お会いしてお詫びするべきところ、郵送でのお届けとなり、申し訳ございません。心ばかりではございますが、お納め下さいませ。

この度は、誠に申し訳ございませんでした。

レストラン〇〇 △△店 店長 山田太郎

お詫びの品をお送りする時

〇〇様

先日は、当店の接客の不手際により、〇〇様のご子息様の大切なお召し物を汚損させ、多大なご迷惑をお掛けし、誠に申し訳ございませんでした。

また、〇〇様には、クリーニングへお出し頂いただけでなく、領収書のご郵送や、電話でのやり取りなど、その後も大変お手数をお掛けしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

今後は、接客教育に邁進し、二度とこのような事が無いよう店全体で改善して参ります。

つきましては、立て替えて頂いておりましたクリーニング代の□□円をお送り致します。ご査収のほど、よろしくお願い致します。

また、心ばかりではございますが、陳謝の意を込め、菓子折りをお送りさせて頂きます。ご家族皆様でお召し上がり頂ければ幸いです。合わせてお納め下さいませ。

この度は、誠に申し訳ございませんでした。

食事処△△ ☆☆店 店長 山田太郎

まとめ

例文で同じようなフレーズを紹介しているので、状況に応じて文章を入れ替えたり、アレンジを加えたりして、謝罪文を完成させてください。

クレーム対応には、誠実で真摯な態度が求められますが、文章の書き方や丁寧な言葉使いに悩んで時間が過ぎるのは大変もったいない事です。

店長の本来の仕事は、再発防止策を考えるなど、お店をさらにレベルアップさせるにはどうすれば良いかを考えることです。

この記事がその手助けになれば幸いです。

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